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Digitaler Rechnungsempfang Website

Digitale Rechnungsverarbeitung

Die Zukunft mit einem papierlosen Büro wird schon seit mindestens einem Jahrzehnt angepriesen. Trotzdem werden bis heute Rechnungen nur zu einem unbedeutenden Teil digital versendet. Einzige Ausnahme ist die E-Rechnung, die sich für Unternehmen mit vielen Privatkunden und wiederkehrenden Rechnungen eignet.

Privatkunden schätzen den direkten Empfang einer Rechnung im E-Banking. Aufgrund der buchhalterischen Anforderungen und den Prozessen in Unternehmen ist die E-Rechnung für die Rechnungsstellung an Organisationen nicht das beste Mittel. Deshalb etabliert sich immer mehr die PDF-Rechnung per E-Mail. Der Versand von Kundenrechnungen per E-Mail ist einfach zu lösen. Die Herausforderung liegt beim Empfang, der Prüfung, Verarbeitung und Bezahlung von digitalen Lieferantenrechnungen. Kennen Sie noch den Kontierstempel? Sind auf Ihren Kreditorenrechnungen auch Bemerkungen, Häkchen, Kostenstellen, Kürzel oder Visum notiert? Es ist gar nicht so einfach, solch etablierte Abläufe zu durchbrechen.


Mit dem Kreditorenmodul haben wir den Empfang und die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen und -Gutschriften nach den neusten technischen Möglichkeiten konzipiert und entwickelt. Wir stellten uns dabei die Frage, wie wir in Zukunft gerne Lieferantenrechnungen verarbeiten wollen. Lesen Sie nachfolgend wie Sie in fünf Schritten das Kreditorenmodul einrichten und nutzen.

Kreditorenmodul klein

Schritt 1: Empfang der Kreditorenrechnung

Richten Sie für den Empfang von Lieferantenrechnungen eine E-Mailadresse ein: Zum Beispiel Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!. Konfigurieren Sie diese E-Mailadresse in Business AS im Rechnungsempfang. Zudem können Sie die E-Mailadresse in Ihrem Scanner hinterlegen, damit Sie Rechnungen mit der Scan-to-Mail-Funktion direkt weiterverarbeiten können.


Nach der Einrichtung prüft Business AS dieses Postfach kontinuierlich nach neuen E-Mails. Sie müssen diese E-Mailadresse also weder in Outlook einrichten noch regelmässig aufrufen. Entscheiden Sie zudem in der Konfiguration, ob nach dem Generieren einer Rechnung die E-Mail gelöscht oder in einen Unterordner vorschoben wird. Wenn Sie einen Ordner wählen, wird der Ordner mit Ihrer Bezeichnung automatisch im Postfach angelegt.

Rechnungsempfang

Schritt 2: Generieren Sie eine Rechnung

Generieren Sie nun Ihre erste Lieferantenrechnung in Business AS. Im Rechnungsempfang klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail und wählen Rechnung generieren. Sie können im Übrigen auch mehrere E-Mails mit der Shift-Taste markieren und verarbeiten.


Die Capture-Technologie analysiert nun die Rechnung. Zuvor hat dieselbe Technik bereits den Anhang der E-Mail geprüft. Wenn mehrere Dateien im Anhang sind, wählt Business AS eine Datei als Rechnung aus. Sie können die ausgewählte Datei übersteuern indem Sie unter Dateien einen anderen Anhang als Rechnung definieren. Business AS lernt dabei automatisch dazu und kann mit der Zeit die richtigen Dateien besser zuordnen.


Für das Capturing ist die Codierzeile am rechten, unteren Rand des ESR (oranger Einzahlungsschein) entscheidend. Die Codierzeile wird von Business AS eingelesen und daraus alle wichtigen Daten zur Kreditorenrechnung gespeichert. Mit dem im Jahr 2019 kommenden QR-Code können wir in Business AS noch weitere Automatisierungen umsetzen. Rechnungen mit einem roten oder gar keinem Einzahlungsschein (IBAN) können in Business AS natürlich auch verarbeitet werden, nur muss man den Kreditor (Lieferant) manuell wählen. Ein ESR-Lesegerät wird nicht mehr benötigt.

 

Schritt 3: Verarbeitung der Rechnung

Hinterlegen Sie die Standard-Aufwandskonten am besten gleich bei all Ihren Lieferanten. Dadurch wird Business AS nach der Generierung auch gleich die Buchung hinterlegen. In der Lieferantenrechnungen können Sie Notizen oder Bezeichnungen hinterlegen und Ihnen steht eine Kommentarfunktion zur Verfügung. Nach der Prüfung der Rechnung können Sie diese zur Genehmigung an einen anderen Business AS-Benutzer weitergeben. Kleinere Unternehmen, die auf die Genehmigungsfunktion verzichten möchten, können diese in der Administration deaktivieren. Sobald die Rechnung genehmigt wurde, kann die Rechnung verbucht werden.

 

Schritt 4: Verbuchung und Zahlung

Nach der Verbuchung können Sie Lieferantenrechnungen in die Buchhaltung von Sage 50 oder Abacus verbuchen. Der Ablauf ist identisch wie bei den Kundenrechnungen (Debitoren). Wenn Sie kein Buchhaltungssystem an Business AS angebunden haben, können Sie in Business AS einen Zahlungslauf generieren und mit dem neuen XML-Format (ISO 20022) an Ihre Bank via E-Banking senden. Den Zahlungslauf können Sie nach erfolgter Zahlung verbuchen und die Lieferantenrechnungen werden mit dem Status «Bezahlt» versehen.

 

Schritt 5: Lieferanten informieren

Damit Sie sich das manuelle Einscannen von Kreditorenrechnungen sparen können, informieren Sie all Ihre Lieferanten und Partner über den neuen Rechnungsempfang. Teilen Sie Ihnen mit, dass Sie alle Rechnungen als PDF per E-Mail zugestellt haben möchten. Ihre Lieferanten sparen sich dabei die Papier-, Versand- und Druckkosten.

Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen zum neuen Kreditorenmodul zur Verfügung oder begleiten Sie bei der Einführung in Ihrem Unternehmen.

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