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Sammelrechnung, Mehrfachauswahl, individuelle Spalten und vieles mehr

Das neue Update steht im Zeichen von Vereinfachung und Multi-Bearbeitung. 3.200 bringt viele spannende Funktionen mit sich, die den Arbeitsalltag noch effizienter und einfacher machen. Dazu gehören zum Beispiel die Mehrfachauswahl und -Bearbeitung oder die individuelle Spaltensortierung. In diesem Beitrag finden Sie einige Details zu den Neuerungen.

 

Verknüpfen Sie Aktivitäten mit Verträgen

Kontrolle über Vertragsleistungen wie Support, Pauschalmandate oder Wartungsarbeiten behalten

Schon jetzt werden regelmässige Arbeiten und Aufträge über Verträge monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich abgerechnet. Dazu gehören die klassischen Supportleistungen, Wartungs- und Unterhaltarbeiten. Zunehmend gestalten auch Treuhänder, Grafik-Agenturen und weitere Unternehmensdienstleister neue Geschäftsmodelle, die auf Abos basieren. Um die Rentabilität solcher Leistungen noch einfacher unter Kontrolle zu behalten, können Aktivitäten wie Serviceaufträge (Tickets/Cases, Mandate, Projekte), Offerten, Aufträge und Rechnungen mit Verträgen verknüpft werden. Verknüpfte Aktivitäten erscheinen im Vertrag im neuen Register Aktivitäten. Sobald diese Aktivitäten abgeschlossen wurden, werden diese im Register Historie des Vertrages angezeigt. Auch das Register Historie ist neu. Auf einen Blick sehen Sie alle aktuellen und abgeschlossenen Geschäftsfälle zu einem Vertrag. Mit wenigen Klicks können Sie beurteilen, ob die erbrachten Leistungen im Verhältnis zu den Einnahmen stehen. Zudem werden Änderungen am Vertrag in der Historie aufgezeichnet.

So verknüpfen Sie Verträge mit Aktivitäten
In der Administration von Business AS können Sie in den beiden Bereichen Dokumente und Service definieren, ob die Auwahl eines Vertrages bei einer neuen Aktivität pflicht ist. Sofern Sie diese Einstellung vornehmen, wird beim Hinzufügen einer Aktivität die Vertragsauwahl zwingend erforderlich sein. Wenn der Vertrag nicht als Pflichtfeld definiert wurde, können Sie die Auswahl nach dem Hinzufügen der Aktivität.
 

Sammelrechnungen

Mehrere Rechnungen in einer Rechnung zusammenfassen

Um Papier zu sparen oder Ihren Kunden, statt vielen Einzelrechnungen, eine übersichtliche Sammelrechnung zu senden, können Sie die neue Funktion Sammelrechnung nutzen.

Beschreibung
 
Erstellen einer Sammelrechnung:
  1. Öffnen Sie in der linken Navigation den Bereich Rechnungen und markieren Sie alle Rechnungen, die Sie zu einer Sammelrechnung zusammefassen wollen (mittels Shift- oder Ctrl-Taste). Sie können nur Rechnungen zusammenfassen, die die gleiche Rechnungsanschrift (Kunde) haben.
  2. Wählen Sie mit der rechten Maustaste Sammelrechnung. Sobald Sie auf Sammelrechnung klicken, werden Sie gefragt, ob Sie alle markierten Rechnungen zu einer Sammelrechnung zusammenfassen wollen. Eine Sammelrechnung kann nicht mehr in die Einzelrechnungen zurückgesetzt werden. Die Sammelrechnung übernimmt die tiefste Rechnungsnummer der zusammengefassten Rechnungen.
  3. Sämtliche Positionen aller zusammengeführten Rechnungen werden nun in der neuen Sammelrechnung aufgeführt. Sie können noch beliebige Änderungen vornehmen.

Wenn Sie mehrere Serviceaufträge (Tickets/Cases, Mandate, Projekte) oder Aufträge in einer Sammelrechnung zusammenfassen möchten, müssen Sie aus diesen zuerst Rechnungen generieren. Entweder Sie erstellen aus den Aktivitäten einzelne Rechnunge oder markieren unter Abgeschlossen mehrere Aufträge oder Serviceaufträge und wählen mit der rechten Maustaste Rechnung generieren.

Mehrfachauswahl

Mehrere Unternehmen, Kontakte oder Aktivitäten effizienter bearbeiten

Alle Aktivitäten, Kontakte und Unternehmen (Kunden/Adressen) können nun gemeinsam bearbeitet werden. Sie können zum Beispiel die Termine all Ihrer Aufgaben um zwei Wochen verschieben, die Zuständigkeit für mehrere Kunden ändern oder das Datum auf mehreren Rechnungen gleichzeitig ändern. Sie können in den Tabellen mehrere Aktivitäten, Kontakte oder Unternehmen markieren (Shift- oder Ctrl-Taste) und mit der recht Maustaste Bearbeiten wählen. Es öffnet sich ein Fenster, indem Sie die Änderung für einzelne oder mehrere Felder wählen können.

Die Mehrfachauswahl ist nun zudem in der Positionsmaske bei Offerten, Aufträgen etc. vorhanden. Sie können also mehrere Artikel in der Offerte markieren und löschen.

Beschreibung

Stammdaten der Lieferanten abgelöst

Aus Zwei mach Eins

Bisher gab es einen separaten Bereich für Lieferanten. Dies war nicht optimal für die Bearbeitung der Stammdaten. So kann ein Lieferant auch gleichzeitig Kunde sein. Wir haben die Lieferanten mit den Unternehmen* zusammengeführt. Die Migration Ihrer Lieferanten hat Business AS beim Update automatisch durchgeführt.

*Der Name für Unternehmen können Sie bei Business AS selber in der Administration definieren. Im Standard wird die Bezeichnung "Unternehmen" verwendet. Typische Bezeichnungen sind auch "Adressen", "Kunden" oder "Klienten". Die Bezeichnung "Adressen" oder aus dem Englischen bekannten "Accounts" sind diejenigen, die für alle Kategorien passen. So ist die Bezeichnung "Kunden" unpassend, wenn Sie auch Lieferanten oder Dritte in diesen Stammdaten pflegen. Die Bezeichnung "Unternehmen" ist unpassend, wenn Sie auch Privatkunden (natürliche Personen) führen.

Spaltensorierung

Spalten individuell benennen und sortieren

In fast allen Tabellen und auch bei der Positionsmaske bei den Aktivitäten (Offerte, Auftrag, Serviceauftrag, Rechnungen) können die Spalten an die Bedürfnisse des Unternehmens oder einzelner Anwender angepasst werden. Per "Drag'n'Drop können die Spalten sortiert werden. Sie können auch Spalten entfernen oder hinzufügen. Sämtliche Standard- und Zusatzfelder aus den Aktivitäten stehen als Spalten beim Hinzufügen zur Auswahl. Über den neuen Button oben rechts neben Export können Sie die Spalten bearbeiten oder zwischen den beiden Layouts wechseln. Alle Anwender können das eigene Layout der Spalten bearbeiten. Das Standard-Layout können nur Administratoren anpassen.

Beschreibung

Wenn Sie auf Bearbeiten klicken, wechselt die Farbe der Titel-Zeile in der Tabelle auf Blau. Sie können nun die Spalten per Drag'n'Drop sortieren, entfernen oder über + Spalte weitere Felder hinzufügen.

Beschreibung

Nach Seriennummern suchen

Gesamtes Inventar nach Seriennummern durchsuchen

Über die Suche findet man Unternehmen und Kontakte. Aber auch die Aktivitäten Offerte, Auftrag, Serviceauftrag oder Rechnung werden über die Eingabe der Dokumentennummer gefunden. Wie bei den Aktivitäten kann neu auch nach Seriennummern gesucht und auf Inventarobjekte (Produkte) zugegriffen werden.

 

Zubehör

Up- und Cross-Selling dank Artikel-Zubehör

Eine grosse Erleichterung für den Verkauf und die Auftragsbearbeitung dürfte die neue Funktion Artikel-Zubehör sein. In der Version Business Handel und Enterprise steht die Erweiterung kostenlos zur Verfügung. Zu jedem Artikel können Sie im Artikelstamm beliebig viele Artikel im neuen Register Zubehör erfassen.

Wenn Sie einen Artikel mit Zubehör im Positionsbereich, beispielsweise bei einer Offerte, hinzufügen, wird in einer separaten Spalte angezeigt, dass dieser Artikel Zubehör hinterlegt hat. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Artikel und wählen Sie Zubehör einfügen. Es öffnet sich ein separates Fenster mit dem passenden Zubehör.

 

Forecast für Chancen

Erweiterung des CRM

In der Auswertung der Chancen (Opportunities) wurde der Forecast eingefügt. Dieser berechnet anhand des Budgets (Verkaufspotenzial) und der Wahrscheinlichkeit den aktuellen Forecast der Chancen.

Bekannt aus: