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Erweiterung des Projektmanagements

Die letzten zwei Monate waren unsere Entwickler sehr mit dem Update 3.300 beschäftigt. Das grösste Paket im Update ist das neue Projektmanagement. Doch dazu erscheinen gleich noch viele weitere Features. Sie können nun mit einem Klick den Verlauf einer Aktivität (Bsp. Auftrag oder Rechnung) anzeigen, Aufgabenpakete anlegen und Kommentare schreiben. Weiteres finden Sie in diesem Beitrag.

 

Projektmanagement

Planen und managen Sie Projekte einfach und effizient

Das neue Projektmanagement unterstützt Dienstleister zusätzlich mit der neuen Aktivität Projekt. Serviceaufträge* können weiterhin wie gewohnt erstellt und verwaltet werden. Sie können nun aber separate Projekte erstellen oder diese aus einer Offerte generieren und dabei budgetierte Stunden und Leistungspositionen in das Projekt übernehmen. Viele der Funktionen rund um die Leistungserfassung und Verwaltung haben wir aus dem Serviceauftrag in das Projekt übernommen. Das Projekt selbst ist insbesondere um die Funktionen Planung mit einem Gantt-Chart und einer Teamverwaltung ergänzt. Dem Projekt können ausserdem Ober- und Unterprojekte zugewiesen werden. Zu einem Projekt können auch Offerten, Aufträge und Serviceaufträge erstellt werden.

Im Register Planung können alle Aktivitäten des Projektes in einem Gantt-Chart terminiert und als Projektplan dargestellt werden. Zudem können Meilensteine definiert werden.

*Serviceauftrag kann in Ihrem System auch eine andere Bezeichnung wie z.B. Mandat, Ticket oder Case haben.

Projekt-Portfolio

Jederzeit die aktuellen und zukünftigen Projekte im Griff zu haben, ist ein Anliegen vieler Projektleiter und Teamleiter. Über die offenen Projekte können Sie Ihr Portfolio überblicken. Ein Ampelsystem zeigt Ihnen den Status zu Termineinhaltung, Stundenaufwand und Budget bei all Ihren Haupt- und Teilprojekten.

Beschreibung
Projekt-Budget

Sie können Ihrem Projekt ein Stunden- und Aufwandsbudget mit Betrag hinterlegen. Das Stundenbudget kann auf die Projektmitarbeiter verteilt und kontrolliert werden.

Projekt-Aktivitäten

Ein Projekt kann aus vielen Aktivitäten bestehen. Dazu gehören Offerten, Aufträge, Serviceaufträge oder Teilprojekte. Die am häufigsten benötigte Aktivität ist die Aufgabe. Aufgaben können erstellt, mit Start- und Endtermin festgelegt und an Projektmitarbeiter delegiert werden. Die Aktivitäten werden automatisch im Gantt-Chart im Register Planung angezeigt. Nützlich ist hier auch die neue Funktion Aufgabenpaket. Damit können auch bei einem Projekt standardisierte Aufgaben mit wenigen Klicks hinzugefügt und geplant werden. Zum Beispiel kann so ein Projektablauf festgelegt und organisiert werden.

Serviceauftrag Aktivitten2
 

Aufgabenpakete

Standardisierte Arbeitspakete bei Aktivitäten hinzufügen

Im neuen Menüpunkt Aufgabenpakete können in der Administration Aufgaben zu Paketen zusammengefasst werden. Die Aufgabenpakete können bei Projekten, Serviceaufträgen und Verkaufschancen hinzugefügt werden. Diese Funktion ist sehr hilfreich, um Standardabläufe zu definieren und einzuhalten. So kann bei einer Verkaufschance z.B. ein Paket «Vertrieb» hinzugefügt werden, das gleich die drei Aufgaben «Besprechung organisieren», «Offerte erstellen» und «Telefonisch Nachfassen» erstellt. Bei einem Serviceauftrag kann das Paket als Checkliste oder für den Prozessablauf benutzt werden: «Disposition des Serviceauftrages», «Wartung ausführen», «Dokumentation anpassen» und «Rapport zustellen» könnten Aufgaben eines Service-Unternehmens sein. Die Pakete können zudem in Kategorien unterteilt werden.

Kommentare

Bessere Zusammenarbeit mit Kommentaren zu Aktivitäten
Schnell eine Notiz oder Kommentar hinterlegen - das ist jetzt bei allen Aktivitäten möglich. Das Register Kommentare eignet sich zum Beispiel für einen Hinweis zur Anfahrt bei der Lieferung oder notieren Sie bei einer Rechnung eine mündlich Vereinbarung.
Kommentare

Verlauf eines Dokumentes anzeigen

Schnell die Entwicklung einer Aktivität überblicken
Über die neue Funktion Verlauf können Sie sich die Entwicklung der aktuell geöffneten Aktivität anzeigen lassen. So sehen Sie bei einem abgeschlossenen Auftrag, dass dieser aus der Offerte 518964 generiert und mit zwei Teilrechnungen auch bereits verrechnet wurde. Insbesondere wenn Sie die Funktion Sammelrechnung häufig einsetzen, wird Sie diese Funktion begeistern. Denn wenn Sie z.B. neun Serviceaufträge mit einer einzigen Sammelrechnung verrechnen, können Sie dank dem Verlauf bei jedem Serviceauftrag anzeigen, mit welcher Sammelrechnung dieser verrechnet wurde.

Zusatzfelder für Artikel

Individuelle Erweiterung Ihrer Produktdaten

Jetzt sind beliebige Zusatzfelder auch für die Artikel möglich. Zu den Möglichkeiten zählen alle bekannten Typen: Dropdown, Optionen, freie Textfelder etc. Damit können Sie umfangreiche Artikelinformationen oder für die Verarbeitung wichtige Informationen wie EAN, Gewichte, Farben oder Varianten hinterlegen. Diese Felder können auch bei den Positionen in den Offerten, Aufträgen und Rechnungen als Spalte angezeigt werden. Auch auf den PDF-Vorlagen für alle Dokumente inklusive Rüst- und Lieferscheinen oder Zollabwicklungspapiere können die Zusatzfelder gedruckt werden.

Positionsnummern

Positionsnummern und Sammelpositionen für Offerte, Auftrag und Rechnung

Sie arbeiten nicht mit Artikelnummern, möchten aber trotzdem eine Struktur in Ihre Offerten und Rechnungen bringen? Dann sind die neuen Positionsnummern eine tolle Variante, um Produkte und Dienstleistungen in Ihren Dokumenten zu strukturieren. Mit Sammelpositionen können Sie sogar mehrere Artikel paketieren und das Zwischentotal gleich anzeigen lassen.

Positionsnummern

ABACUS-Schnittstelle

Rechnungen automatisiert in ABACUS verbuchen
Neben der heutigen Schnittstelle zu Sage 50 bietet Business AS nun auch eine Standard-Schnittstelle für die Verbuchung von Rechnungen in ABACUS an. Ihre Kundendaten aus Business AS werden dabei auch an ABACUS übergeben.
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